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Dicas & Notas: Planejamento e Controle Financeiro

Planejando...

Toda a atividade humana é inteligente e sempre passível de planejamento. No campo pessoal, planejar é uma opção. Entretanto, no campo empresarial planejar é uma necessidade imperiosa, questão de sobrevivência. Mas isso nem sempre ocorre.



Imagine o lançamento de um novo produto ou serviço, ou a revisão de um processo e sua implantação sem que haja um planejamento prévio. Imaginou? Talvez sua conclusão tenha sido que isso por vezes seja possível, pois o assunto é dominado pelo responsável e talvez ele ache que é um desperdício de tempo fazer um planejamento prévio.

Por hipótese, imagine se tratar do lançamento de um carro novo, ou de uma nova máquina de lavar roupas, ou de um novo serviço na Internet, e, para tanto, as premissas de contorno neste cenário são:

  É possível e desejável que tais atividades sejam bem sucedidas,
  Haverá retorno sobre o capital investido, e ao investidor obterá o lucro desejado.

Se este cenário pareceu-lhe exeqüível, há uma grande chance de você ter errado na sua avaliação.

Fazer algo sem planejar, é como sair para uma viagem, sem destino, sem reservas em hotéis, sem checar as condições do carro, a reserva de combustível, as condições meteorológicas: o resultado será provavelmente uma grande frustração quanto ao resultado final, correndo o risco até de não concluí-la.

As "grandes" empresas, e não me refiro àquelas com grandes valores de faturamento ou com atuação multinacional, mas sim aquelas que possuem na sua administração, talentos que pensam estrategicamente, sabem que planejar é fundamental.

Na área empresarial, um dos instrumentos de planejamento e controle mais eficientes é o Orçamento Empresarial.

Essa ferramenta possibilita ao gestor, em empresa de qualquer porte, uma visão ampla e organizada, das perspectivas do negócio, e por conseqüência, permite identificar melhor mais rapidamente as eventuais ameaças e oportunidades em seu nicho de atuação.

Custeando...

Saber o quanto custará a viagem que se pretende fazer é tão crucial quanto saber qual o custo de um processo interno ou de um serviço ou de um produto que se queira produzir e vender.

Na área empresarial, é mais do que uma obrigação saber o quanto custa aquilo que se produz. É questão de vida ou morte do negócio.
O resultado real ou orçado de uma empresa, como o próprio nome já diz, resulta da diferença entre as receitas e os custos que ela incorreu e que podem e devem ser devidamente administrados e acompanhados.

Admitindo-se que uma empresa tenha mais do que um produto, serviço ou processo, o seu resultado refletido por um simples sistema contábil, não permitirá concluir quais foram as razões que a levaram a chegar nesse resultado.

Para sabermos o resultado no nível do produto, serviço ou processo é necessário que a empresa possua um Sistema de Custeio que possibilite saber quanto custou (ou custará - Orçamento) o produto, o serviço ou o processo e, portanto, o quanto cada um deles contribuiu (contribuirá - Orçamento) para o resultado final.

Custear é tão fundamental quanto ter um Orçamento Empresarial e essas duas ferramentas juntas, fornecerão um conjunto extremamente rico de informações que irão nortear as decisões mais sensíveis com relação ao futuro do negócio.

Entendendo as Variações de Custo...

Em passado recente no Brasil, implantar um sistema de Orçamento, de Custo Padrão e por decorrência um de Análise de Variações, era extremamente complicado, pois as altíssimas taxas de inflação dificultavam ou por vezes impediam as empresas de implementar tais ferramentas, principalmente em moeda corrente do país.

Nos últimos anos, a estabilidade monetária associada a baixos índices de inflação, abriram a possibilidade de implementar tais instrumentos e obter deles um conjunto excepcional de dados que podem balizar e direcionar os atos da administração das companhias.

Para que possamos implementar um Sistema de Análise das Variações de Custos, é necessário que tenhamos implementado um Sistema de Custos e um Sistemas de Orçamento, pois desses dois sistemas serão extraídas as informações relevantes e fundamentais. 

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Imagine um orçamento de custo, de um determinado produto, de R$ 1,0 milhão e o real atingido foi de R$ 800 mil.
Achar que apenas houve o ganho de R$ 200 mil, apesar de ser uma conclusão válida ela é no mínimo incompleta e com viés.
A primeira questão é saber quais os fatores que contribuíram efetivamente para tal resultado e o que poderemos fazer para maximizar o resultado real.

Matéria Prima
- houve uma variação total na MP favorável de R$ 173, 7 mil - a parte devido a Custo foi favorável de R$ 244,2 mil (aplausos para a área de Suprimentos) entretanto, pelo lado da Eficiência foi desfavorável de R$ 70,5 mil (necessidade de ações corretivas na área operacional).

Mão de Obra Direta
- Já a variação total de MOD foi favorável de R$ 9,0 mil, sendo que devido a Custo essa variação foi desfavorável de R$ 21,0 mil (salário contratado maior que orçado) e devido a Eficiência foi favorável de R$ 30,0 mil (pessoas melhor treinadas ou uso de novas tecnologias).

Custo Indireto de Fabricação
- Finalmente a variação total do CIF foi favorável de R$ 17,3 mil. Nesse caso tivemos as duas variações favoráveis, sendo que devido a Custo foi de R$ 8,7 mil e devido a Eficiência foi de R$ R$ 8,6 mil, (provavelmente devido a um programa de redução de despesas bem sucedido na área).
Portanto, apenas saber que houve R$ 200 mil de variação (nesse caso favorável) não possibilita adotar iniciativas para uma correção de rumo, de maneira a maximizar a rentabilidade, que nesse exemplo poderia ter alcançado R$ 231 mil (+/- 15%).

Finalmente...

É de fundamental importância que o gestor da empresa disponha de ferramentas de controle e acompanhamento para poder determinar de forma objetiva e efetiva quais foram os fatores que determinaram as variações e poder agir de maneira pontual sob cada uma delas. Saber que a companhia gerou prejuízo ou lucro não é suficiente. Administrar de forma eficaz e, em busca de resultados positivos, significa identificar e compreender as relações de causa/efeito nos seus detalhes e, traçar as correções de rumo imediatamente e de maneira racional e lógica, o que é possível quando tal iniciativa está baseada em sistemas e modelos de negócio que forneçam informações precisas e no momento adequado.

 

(*) – Vicente Bersito Neto é Graduado em Administração de Empresas, Contabilidade, Pós-graduado em Controladoria e Finanças e MBA em Administração Financeira pelo IBMEC

 

 

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